Общий объем документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, составляет 4 612 909 единиц.

– Архивный фонд Ярославской области – один из крупнейших в Российской Федерации. По объему хранящихся документов среди субъектов РФ он занимает 2 место в ЦФО и 5 место в Российской Федерации, – отметил губернатор Ярославской области Дмитрий Миронов. – Интенсивность использования архивных документов постоянно растет. Также все актуальнее становится внедрение информационных технологий и создание автоматизированных поисковых систем. Эти направления, активно развивающиеся в сфере архивного дела региона, позволяют предоставлять пользователям возможность удаленной работы с электронными копиями документов и получения государственных и муниципальных услуг в режиме удаленного доступа.

В 2019 году доля государственных услуг, оказываемых архивами в электронной форме, составила 74 %. Услуга по предоставлению удаленного доступа к электронным копиям архивных документов была оказана по 1828 запросам. За год общее количество пользователей информационной системы «АИС Архив» ГКУ ЯО ГАЯО через сеть Интернет возросло до 3622. В среднем электронными копиями документов ежедневно пользуются более 62 человек.

Как доложил начальник управления архивной службы Евгений Гузанов, в основном запросы, поступающие в архивы, связаны с поиском документов для получения мер социальной поддержки или пенсионного обеспечения. Также за последние годы отмечается повышение количества запросов, связанных с историей края и составлением генеалогического древа.

Говоря о внедрении системы электронного документооборота, Евгений Гузанов отметил, что архивными учреждениями региона заключено соглашение о взаимодействии с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Ярославской области. Это позволило значительно повысить оперативность обработки запросов, а также исключить их дублирование со стороны граждан и ПФР.

В целях обеспечения максимальной доступности информации по всем направлениям деятельности архивной службы запущен интернет-портал http://www.yar-archives.ru, с помощью которого можно подать запрос в любое архивное учреждение в режиме удаленного доступа. Для более удобного поиска здесь размещен каталог всех архивных фондов Ярославской области.​

В этом году на интернет-портале создан тематический проект «75 Победа! 1941-2020», где на основе архивных материалов и фото открыты 23 электронные выставки, посвященные подвигу ярославцев в тылу и на фронте в годы Великой Отечественной войны. Кроме того, для упрощения поиска информации о родственниках, эвакуированных из блокадного Ленинграда в Ярославскую область, создана специальная база данных с поисковой системой. На основе материалов архивов региона подготовлен и издан фотоальбом «И в памяти останутся навечно», где собрана документальная фотохроника подвигов ярославцев на фронте и в тылу в годы войны. Эти книги переданы в библиотеки, школы и музеи региона для использования при проведении тематических мероприятий.